Projektträgerschaft

In der Regel übernehmen Schulen die gesetzliche Trägerschaft für ihre Projekte selbst. Das gilt zum Beispiel für Klassen- und Kursfahrten oder planmäßige Projekt- und Wandertage. Generell ist es von Vorteil, geplante Projekte so eng wie möglich an die Schule anzudocken. Die ProFellow Trägerschaft lohnt sich also nur, wenn du

• ein Ferienprojekt oder
• ein Kooperationsprojekt mit zwei oder mehr beteiligten Schulen

planst. Unabhängig vom Zustandekommen der Trägerschaft beraten wir dich kostenlos und passgenau. Sprich uns an.

ProFellow e.V. unterstützt dich kompetent und unbürokratisch bei der Realisierung deines Projekts. Und so funktioniert die Projekt-Trägerschaft:

1. Erstberatung: Projektvorstellung, Grundsatzprüfung
2. Projektantrag stellen: Einreichen des Projektantrags mit Finanzplan
3. Einberufung eines Projektausschusses zur Prüfung des Antrags
4. Übernahme der Trägerschaft: Rechte und Pflichten
5. Projektabschluss:  Informationen und Belege, welche ProFellow e.V. nach Projektende zur Verfügung gestellt werden müssen 

Im Folgenden eine genauere Beschreibung der einzelnen Punkte: 

Interessent/innen nehmen über den Vorstand Kontakt zu ProFellow auf und stellen ihre Projektidee und mögliche Finanzierungswege vor. Im Rahmen einer Erstberatung prüft ein Vorstandsmitglied, ob das geplante Projekt grundsätzlich für eine Trägerschaft in Frage kommt. Dies ist der Fall, wenn das Projekt den Antragskriterien des Vereins entspricht und durch ein ordentliches Mitglied eingebracht wird.

Die Erstberatung beinhaltet darüber hinaus Informationen zur Antragstellung sowie auf Wunsch ein qualifiziertes Feedback.

Im Projektantrag stellen die Antragsteller/innen ihr Projekt detailliert vor. Dazu gehören:

• Konkrete Angaben zur pädagogischen Zielsetzung,
• Konkrete Beschreibung der Zielgruppe,
• Angaben zu Kooperationspartnern,
• Finanzplan mit allen projektrelevanten Kosten inkl. Angaben über die geplante Finanzierung,
• Angaben zum Projektablauf,
• Prüfung der Erfüllung der ProFellow e-V. Antragskriterien,
• Angaben zur geplanten Öffentlichkeitsarbeit,
• Angaben zu Evaluation und Dokumentation sowie
• zu der von ProFellow e.V. gewünschten Unterstützung.

Während des gesamten Prozesses der Antragstellung steht der Vorstand jederzeit für Rat und Unterstützung zur Verfügung. Formularvorlagen für den Antrag auf Trägerschaft und den Finanzplan sind hier bereitgestellt. 

Nach Eingang des Projektantrags und Prüfung auf Vollständigkeit veröffentlicht der Vorstand einen Aufruf zum Projektausschuss an alle ordentlichen Mitglieder. Die Entscheidung über die personelle Zusammensetzung erfolgt nach dem Windhund-Prinzip. Der Projektausschuss besteht aus mindestens einem Vorstandsmitglied und zwei bis drei ordentlichen Mitgliedern.

Der Projektausschuss prüft das Projekt in Bezug auf die Vergabekriterien und erarbeitet eine Empfehlung an den Vorstand. Der Projektausschuss kann empfehlen, die Projektträgerschaft uneingeschränkt bzw. unter Vorbehalt zu übernehmen oder den Antrag abzulehnen. Liegen Vorbehalte vor, kommt die Trägerschaft erst zustande, wenn der Antragsteller die vom Projektausschuss gestellten Fragen zufriedenstellend beantwortet hat.

Das Protokoll des Projektausschusses enthält ein qualifiziertes Feedback an den Antragsteller und ist eine hilfreiche Unterstützung im Planungsprozess. Bisher hat ProFellow e.V. noch keinen Projektantrag abschließend ablehnen müssen.

Die ProFellow e.V. Vergabekriterien sind: 

• Beitrag zur Chancengerechtigkeit
• Förderung fachlicher, methodischer oder charakterbildender Kompetenzen
• Aktive Beteiligung der Schüler/innnen
• Relevanz
• Durchführbarkeit

Die gesetzliche Trägerschaft kommt mit der Projektübernahme-Vereinbarung zu Stande. Die Projektleitung übernimmt die Gesamtverantwortung für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts im Sinne des Projektantrags und der Vereinssatzung. Insbesondere übernimmt sie im Namen des Vereins die Aufsichtspflicht für die Teilnehmer des Projekts. Die Projektleitung verpflichtet sich, nach bestem Wissen und Gewissen im Sinne des Vereins zu handeln und die Kontaktperson des Projektausschusses regelmäßig über den Stand des Projektes zu informieren. Ferner verpflichtet sich die Projektleitung das Projekt nach Abschluss vereinbarungsgemäß zu evaluieren und eine Abschlussdokumentieren vorzulegen.

Die Projektleitung verpflichtet sich des Weiteren, alle Projektmittel, die ggf. über das Vereinskonto abgewickelt werden für das beantragte Projekt zu verwenden und dies schriftlich und entsprechend der Abrechnungsvorgaben des Vereins innerhalb von vier Wochen nach Projektabschluss in der Projektabrechnung nachzuweisen.

Der Vorstand verpflichtet sich die Projektleitung bei der Vorbereitung, Durchführung und Abschluss des Projektes nach seinen Möglichkeiten zu unterstützen. Er stellt der Projektleitung eine Kontaktperson aus dem Projektausschuss als Ansprechpartner sowie ein umfangreiches Servicepaket mit Dokumentvorlagen und Checklisten zur Verfügung. Außerdem unterstützt der Vorstand bei der Öffentlichkeitsarbeit. Zu den Aufgaben des Vorstands zählt ferner die schnelle und unbürokratische Bereitstellung von Spendenbescheinigungen. Darüber hinaus stellt er eine Veranstaltungshaftpflicht- und Unfallversicherung für das Betreuerteam zur Verfügung. Eine Auslandsversicherung sowie die Versicherung selbst mitgebrachter technischer Geräte ist gegen Entgelt in Höhe der jeweiligen Policen möglich.

Nach Beendigung des Projektes reicht die Projektleitung die Projektdokumentation und die Evaluation beim Vorstand ein. Die Dokumentation besteht aus:

• Projektabrechnung,
• interner Projektbericht,
• Abschlussdokumentation,
• Pressespiegel,
• einer Auswahl aussagekräftiger Fotos sowie
• den Teilnehmeranmeldungen, Betreuervereinbarungen & Bildrechteerklärungen